Éstas son las Preguntas fundamentales que te tienes que hacer

Hay algunas cuestiones que te tienes que hacer antes de contratar o comprar un software ISO. Son preguntas que todos nos hacemos, y que ayudarán a decidirte y elegir la mejor opción para tu organización.

Si es más caro... ¿será mejor?

Algunas empresas tienen grandes infraestructuras y en muchas ocasiones están sobredimensionadas, por lo que soportan un elevada carga económica que deben recuperar a través de la venta de sus aplicaciones. Esto hace que las herramientas no son nada especial, pero el precio se duplica o triplica en algunos casos.

Si es tan barato, será malo.

Puede que si, o puede que no. Solicita periodos de prueba gratuitos y testea al máximo las demos, dedíca mucho tiempo a conocer bien el software ISO antes de adquirirlo y empezar a utilizarlo. Ya que el tiempo que no dediques ahora, se puede multiplicar en horas de trabajo extra por un mal diseño o un mal funcionamiento.

¿Aplicación web o instalable?

El utilizar un software ISO instalable tiene un gran número de desventajas, entre otras: no funcionan en todos los equipos, presentan incompatibles con algunos Sistemas Operativos, deberás pagar por cada actualización, y tú te haces responsable de la perdida de la información por un fallo de tus sistemas.

¿Pago único o pagos periódicos?

Estamos acostumbrados a pagar una sola vez por las cosas, pero... ¿seguro que es mejor? Si tienes cualquier problema, ¿quién crees que te atenderá mejor? el que ya ha cobrado todo lo que tiene que cobrar, o el que quiere que sigas con él para no perder sus ingresos. Y una buena atención en cuestiones informáticas, nunca está de más.

¿Qué incluye el paquete básico?

En muchas ocasiones el paquete "Básico" es demasiado básico, y no incluye funcionalidades para cumplir todos los requisitos de la norma ISO 9001. Lo que te obliga a adquirir el paquete premium a los pocos meses, o usar otras herramientas para poder administrar el Sistema de Gestión de la Calidad.

Implementación: Comenzar a utilizar el software ISO

Uno de los pasos más complicados es la compra de un software ISO, es comenzar a utilizarlo por la empresa. Por lo que conocer: La formación includa, la forma de impartición, la carga los datos en la herramienta, los mantenimientos de la misma... es muy importante. En ocasiones el software ISO es económico, porque no incluye estas tareas, ¿las necesitas?.

Software extra: ¿tienes que pagar otras licencias?

En ocasiones el uso de un determinado software ISO, requiere el uso de otras aplicaciones para funcionar. El precio de estas nuevas licencias nunca están incluidas en la oferta del software ISO, y pueden ser muy elevadas. Asegurate de conocer los precios de todos estos extras, antes de que sea demasiado tarde.

Tiempo de entrega y plazo de puesta en marcha

Un aspecto importante y por tanto que deberemos preguntar es por los los plazos. Si tienes fecha de auditoría de certificación o un plazo fijado por la Dirección de tu organización, te deberás asegurar que la implantación del software ISO no retrase tu planificación, ya que entonces la aplicación será más un problema que una solución.

Contrato anual o pago mensual

Contratar una licencia anual de un software ISO que no has utilizado nunca, puede suponer que a los pocos meses descubras que no funciona como esperabas, cambies de aplicación y pierdas ese dinero. Evítalo utilizando opciones de pago mensual durante el primer año, y evita firmar contratos con plazos de permanencia.

Actualizaciones, limitaciones e incompatibilidades

La aplicaciones informáticas tienden a mejorar y corregir errores con el paso del tiempo, así que utilizar siempre la última versión estable es muy importante. Así que deberás preguntar si las actualizaciones tienen un coste adicional, y por las incompatibilidades y limitaciones con tus equipos informáticos actuales o futuros.

Y si quiero cambiar... ¿Cuánto me cuesta?

Es importante preguntar por los costes por dejar de usar la aplicación, y que estén incluidos en las Condiciones de Compra o el Contrato. Ya que necesitarás recuperar toda la información cargada en la herramienta, y el precio de estos servicios pueden ser abusivos, para evitar que te vayas.

¿Qué servicios adicionales incluye?

Consulta por la asistencia técnica y los servicios incluidos, ya que puedes llevarte sorpresas. Algunos pueden incluir un gran número de extras que no necesitas ni usarás jamás, y otras cosas fundamentales como las copias de seguridad de la información de la aplicación, te supongan un coste adicional.

El software ISO libre y gratis

Las aplicaciones gratuitas suelen ser desarrolladas y financiadas por ayudas públicas, por lo que hace que estén incompletas, obsoletas, fallen funcionalidades o contengan un gran número de errores (bugs), ya que se termino el presupuesto. O ser herramientas desarrolladas por empresas que las utilizan como reclamo para obtener ingresos con servicios paralelos. Por lo que la calidad y actualizaciones del software ISO suele ser mínimas. Lo único seguro, es que nadie trabaja gratis.

El software de las Consultoras

Muchas empresas de consultoría y centros de formación disponen de uno o varios softwares ISO de terceros, o suyo propio. Es importante pensar que puede haber intereses ocultos, y no ofrecerte la mejor herramienta. Ten en cuenta que la Consultora te acompañará durante la duración de la implantación del S.G., pero el software ISO lo seguirás utilizando durante años.